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【最新 Outlookについて学ぶためのおすすめ本 – 基本操作から仕事時短術まで】も確認する
メールを制すものは仕事を制す
どのような職種においてもメール対応は欠かせないものですが、メールの使い方やコツを人から教わる機会はほとんどありません。本書では、メールに割く労力を減らし、仕事に集中して取り組めるような仕事術をマナーと合わせて解説していきます。Outlookユーザー必見の1冊です。
■本書の対応バージョン
本書はOutlook 2013/2016/2019およびMicrosoft 365に対応しています。ただし、記載内容には一部、全バージョンに対応していないものもあります。また、本書では主にWindows版のMicrosoft 365の画面を用いて解説しています。そのため、ご利用のOutlookやOSのバージョン・種類によっては項目の位置などに若干の差異がある場合があります。ご注意ください。
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©︎2020 Kazuo Ishikawa
本書の内容は著作権法上の保護を受けています。著作権者・出権者の文書による許諾を得ずに、本書の一部または全部を無断で複写・複製・転載することは禁じられております。
はじめに
■本書の対象読者と目的
多くのビジネスパーソンにとって、メール対応は避けて通れない仕事の1つです。突然ですが、あなたはメールに対して次のような悩みを抱えていませんか?
・メールの返信に10分も20分も費やしてしまう
・効率よく操作できる方法を知りたいが、今さら周りに聞くのは恥ずかしい
・何度も同じような文面を作成していて、時間がもったいなく感じる
・急ぎの用件にもかかわらず、先方から返信がこないため仕事が進まない
・メールが多すぎて仕事に集中できない
・ビジネスメールのマナーに不安がある
やりとりするメールの件数が多ければ多いほど、上記のような悩みは増えていきます。しかし、上記の悩みは必ず解決します。本書を読んで実践することで、次のような状況に変わります。
・今まで1時間以上かかっていたメール対応が数分で終わった
・効率化テクニックをマスターし、周囲に教えられるほどになった
・よく使う文面や挨拶を登録し、瞬時に入力できるようになった
・先方からすぐに返信がくるようになった
・メールに振り回されず、仕事に集中できるようになった
・マナーとして押さえておくべきポイントがわかり、自信がついた
申し遅れました。著者の石川和男です。
私は現在、建設会社の総務経理、大学の非常勤講師、セミナー講師、時間管理コンサルタント、そして税理士と、5つの仕事をしています。
本業は建設会社の総務経理で、月曜日から金曜日の平日朝8時30分から夕方5時までは会社に通っています。「その他に4つも複業(副業とは思っていないので「複数の仕事」という意味です)ができるんですか?」と、よく聞かれますが、時間を効率的に使うことで可能になります。大学で登壇するのは火曜日と金曜日の夜なので、定時に帰れば授業に間に合います。講師業は、以前は有休を使って登壇していましたが、現在は建設会社にセミナー事業部を立ち上げ、事業の一環として行っています。時間管理コンサルタントは、メール・電話・Zoomなどを活用して対応しています。税理士としての仕事は、書類作成はパートナー税理士、担当者と直接税金や利益の話をするのは私、というふうに役割分担をして回しています。
このように、時間を効率的に使うことで、5つの仕事を実現可能にしているのです。
ここで重要なのがメールの取り扱いです。仕事で関わる人が増えれば増えるほど、対応するべきメールの量も多くなります。メールに振り回されているといつまでも仕事が終わらず、残業する羽目になり他の業務にしわ寄せが行きます。
例えば、「いつもお世話になっております。」のような挨拶文は、テンプレートを使えば1秒で入力できます。このようなノウハウを身に付け、メールに割く時間を極限まで短縮しているので5つの仕事ができるのです。
私は、これまでに培ってきたテクニックや考え方を、時短に悩むすべてのビジネスパーソンに役立ててほしい、との思いで本書を執筆しました。
メールが普及したことで、コミュニケーションの利便性は飛躍的に高まりました。しかし、結果として私たちが1日にやりとりする情報の量も格段に増えています。そのため、現代のビジネスパーソンにとって、メールの効率化は最重要課題と言っても過言ではないでしょう。
本書で紹介するテクニックは、数秒~数分程度の小さな時短の積み重ねです。それでも、仮にメールに割く時間を1日あたり15分減らすことができれば、1週間でおよそ1時間、1か月で5時間、1年で60時間の時短につながります。
メールは仕事の中心ではなく、あくまで本業のための「手段」です。本書のテーマは、メールを徹底的に効率化することです。メールに歌われていた時間を取り戻し、主たる業務に集中できるようにしましょう。
■本書の使い方
本書ではビジネスメールで最も多く使われているOutlookを題材としています。1章、2章、3章ではOutlookで使える設定やショートカットキー、時短テクニックを紹介します。後半の4章、5章ではOutlookに限定せず、メール仕事全般に通用する仕事術やマナーを扱います。
本書で紹介する内容はどれも簡単なもので、習得するために特別な才能やスキルは不要です。ミスを防ぐ設定やショートカットキー、Outlookの機能やメールの作法など、知ってしまえば誰でもすぐに使えるようになるものです。慣れないうちは「我流でやったほうが速い」と思うことがあるかもしれませんが、3日から1週間程度は継続して試してみてください。ひとたび身に付けてしまえばあなたの仕事は格段にスピードアップします。
なお、本書で紹介するショートカットキーや画面の説明はWindowsに合わせたものです。MacからOutlookを使用している場合は、キーの組み合わせや画面表示などが紙面と異なりますのでご注意ください。
本書を読み進める上で、1点だけ注意してほしいポイントがあります。それは、書かれていることを一気に吸収しようとしないことです。書籍に書いてあることすべてを吸収しようとするとお腹いっぱいになります。結局吐き出して何も身に付かないかもしれません。
「この方法いいな！」
「これは当社に合う方法だ！」
「取り入れたら仕事が速くなる！」
あなたに役立つコンテンツがあれば取り入れ、実践し、習慣化していただけると幸いです。ワンランク上のビジネスパーソンへの道は、もうはじまっているのです。
Contents
はじめに
第1章 Outlookを最適な形にカスタマイズする
01 最初にやっておきたい画面のカスタマイズ
02 メールチェックは大画面でマウスを使わずスムーズに
03 返信済みのメールを自動で閉じる
04 おせっかいな自動修正をオフにして誤字をなくす
05 スレッド表示をオフにして未読メールを見逃さない
06 署名を作成してメールに自動追加する
07 1つのメールアカウントで複数の署名を使い分ける
第2章 今すぐ試したい厳選ショートカットキー10選
01 ショートカットキーは『Curl + 意味』で覚える
02 新規メール画面を1秒で開く！ Ctrl + N
03 書き終えたメールをすぐに送信 Ctrl + Enter
04 返信もショートカットでできる Ctrl + R / Ctrl + Shift + R
05 関係者にメールを転送する Ctrl + F
06 入力欄を自在に移動する Tab / shift + Tab
07 本文の書式を一発で揃える Ctrl + Space
08 よく使う単語を辞書登録する Ctrl + F7
09 メールと予定を自在に切り替え Ctrl + 1 / ctrl + 2
10 メールは検索で探せ！① Ctrl + E
11 メールは検索で探せ！② Ctrl + Shift + E
12 よく使う機能にショートカットキーを割り当てる
第3章 速さと正確さを両立するテクニック
01 たくさんの連絡先をまとめて自動追加する
02 いつものメンバーは「送信先リスト」に登録！
03 添付ファイルは何よりも先にコピー&ペーストで追加する
04 サイズの大きいファイルはクラウドで共有する
05 添付ファイルはプレビュー機能でサッと確認する
06 「会議出席依頼」で連絡と出欠確認を同時に行う
07 定例のイベントをまとめて予定表に入力する
08 届いたメールを予定表に直接貼り付ける
09 フラグ&アラームで重要なメールを見逃さない
10 よく使う文面を1秒で呼び出すテンプレート時短術
11 改行を含む定型文はクイックパーツで瞬時に追加.
12 送信してから気付くミスを「1分後送信」でカバーする
13 こまめな自動保存でアクシデント時も安心！
14 Outlookの動作が遅いときに試したい2つのこと
第4章 仕事が速い人が実践する8つのメール術
01 メールはフォルダー分けをせず受信トレイで一括管理！
02 メールを見るタイミングは自分主体で決める
03 気になるメールは「スキマ時間」でチェックする
04 メールを開いたら選択肢は2つ！「5秒ルール」で対処を決める
05 受信トレイがみるみる片付くメール返信の極意
06 すぐに返事ができないメールへの対応術
07 社内メールに挨拶・敬語は不要
08 メールでは遠慮なく相手の時間を押さえる
第5章 ビジネスを円滑にする信頼されるメール術
01 メールはワンパターンでOK！水戸黄門メール術
02 ビジネスメールの表示形式は「テキスト形式」一択！
03 もう迷わない！CCとBCCの使い分けと注意点
04 メールの返信は「1営業日以内」でOK
05 ビジネスメールの件名、何が正解?
06 最短で伝わる！文章構成の3ポイント
07 メールの見栄えがグッと良くなるテクニック
08 間隔の空いた約束はリマインドメールでお知らせする
09 ルール決め&勉強会でチーム全体のスキルを底上げ
10 うっかりミスを見逃さない！指さし確認メール術
11 メールは原則、就業時間内に送信する
12 敬語表現のツボを押さえる
13 良い返事ができない時こそスマートな心遣いを忘れずに
おわりに
column
すべてのタスクを1冊にまとめよう
人生が変わる「朝時間」の使い方
「メールの返信が早い人は仕事ができる」は、ただの思い込み
速く終わらせるには、とにかく始めること
「完璧」よりも「スピード」重視
その会議、メールで済むかも?
部下の時間を奪う覚悟を持つ
言いづらい話ほど直球で
