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Outlookとは?他のメールソフトとの違いは?
Outlookとは、Microsoft Officeが提供しているメール機能を含めた個人情報管理ソフトのことです。Outlookには業務や予定管理機能だけでなく、Googleサービスとの連携も可能など、様々なメリットがあります。ここでは、仕事をより効率化するために必要なOutlookの使い方を学ぶのにおすすめの本をご紹介します。
Outlook 最強の仕事術 仕事が速い人は「5秒」で決める!
メールを制すものは仕事を制す
どのような職種においてもメール対応は欠かせないものですが、メールの使い方やコツを人から教わる機会はほとんどありません。本書では、メールに割く労力を減らし、仕事に集中して取り組めるような仕事術をマナーと合わせて解説していきます。Outlookユーザー必見の1冊です。
■本書の対応バージョン
本書はOutlook 2013/2016/2019およびMicrosoft 365に対応しています。ただし、記載内容には一部、全バージョンに対応していないものもあります。また、本書では主にWindows版のMicrosoft 365の画面を用いて解説しています。そのため、ご利用のOutlookやOSのバージョン・種類によっては項目の位置などに若干の差異がある場合があります。ご注意ください。
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©︎2020 Kazuo Ishikawa
本書の内容は著作権法上の保護を受けています。著作権者・出権者の文書による許諾を得ずに、本書の一部または全部を無断で複写・複製・転載することは禁じられております。
はじめに
■本書の対象読者と目的
多くのビジネスパーソンにとって、メール対応は避けて通れない仕事の1つです。突然ですが、あなたはメールに対して次のような悩みを抱えていませんか?
・メールの返信に10分も20分も費やしてしまう
・効率よく操作できる方法を知りたいが、今さら周りに聞くのは恥ずかしい
・何度も同じような文面を作成していて、時間がもったいなく感じる
・急ぎの用件にもかかわらず、先方から返信がこないため仕事が進まない
・メールが多すぎて仕事に集中できない
・ビジネスメールのマナーに不安がある
やりとりするメールの件数が多ければ多いほど、上記のような悩みは増えていきます。しかし、上記の悩みは必ず解決します。本書を読んで実践することで、次のような状況に変わります。
・今まで1時間以上かかっていたメール対応が数分で終わった
・効率化テクニックをマスターし、周囲に教えられるほどになった
・よく使う文面や挨拶を登録し、瞬時に入力できるようになった
・先方からすぐに返信がくるようになった
・メールに振り回されず、仕事に集中できるようになった
・マナーとして押さえておくべきポイントがわかり、自信がついた
申し遅れました。著者の石川和男です。
私は現在、建設会社の総務経理、大学の非常勤講師、セミナー講師、時間管理コンサルタント、そして税理士と、5つの仕事をしています。
本業は建設会社の総務経理で、月曜日から金曜日の平日朝8時30分から夕方5時までは会社に通っています。「その他に4つも複業(副業とは思っていないので「複数の仕事」という意味です)ができるんですか?」と、よく聞かれますが、時間を効率的に使うことで可能になります。大学で登壇するのは火曜日と金曜日の夜なので、定時に帰れば授業に間に合います。講師業は、以前は有休を使って登壇していましたが、現在は建設会社にセミナー事業部を立ち上げ、事業の一環として行っています。時間管理コンサルタントは、メール・電話・Zoomなどを活用して対応しています。税理士としての仕事は、書類作成はパートナー税理士、担当者と直接税金や利益の話をするのは私、というふうに役割分担をして回しています。
このように、時間を効率的に使うことで、5つの仕事を実現可能にしているのです。
ここで重要なのがメールの取り扱いです。仕事で関わる人が増えれば増えるほど、対応するべきメールの量も多くなります。メールに振り回されているといつまでも仕事が終わらず、残業する羽目になり他の業務にしわ寄せが行きます。
例えば、「いつもお世話になっております。」のような挨拶文は、テンプレートを使えば1秒で入力できます。このようなノウハウを身に付け、メールに割く時間を極限まで短縮しているので5つの仕事ができるのです。
私は、これまでに培ってきたテクニックや考え方を、時短に悩むすべてのビジネスパーソンに役立ててほしい、との思いで本書を執筆しました。
メールが普及したことで、コミュニケーションの利便性は飛躍的に高まりました。しかし、結果として私たちが1日にやりとりする情報の量も格段に増えています。そのため、現代のビジネスパーソンにとって、メールの効率化は最重要課題と言っても過言ではないでしょう。
本書で紹介するテクニックは、数秒~数分程度の小さな時短の積み重ねです。それでも、仮にメールに割く時間を1日あたり15分減らすことができれば、1週間でおよそ1時間、1か月で5時間、1年で60時間の時短につながります。
メールは仕事の中心ではなく、あくまで本業のための「手段」です。本書のテーマは、メールを徹底的に効率化することです。メールに歌われていた時間を取り戻し、主たる業務に集中できるようにしましょう。
■本書の使い方
本書ではビジネスメールで最も多く使われているOutlookを題材としています。1章、2章、3章ではOutlookで使える設定やショートカットキー、時短テクニックを紹介します。後半の4章、5章ではOutlookに限定せず、メール仕事全般に通用する仕事術やマナーを扱います。
本書で紹介する内容はどれも簡単なもので、習得するために特別な才能やスキルは不要です。ミスを防ぐ設定やショートカットキー、Outlookの機能やメールの作法など、知ってしまえば誰でもすぐに使えるようになるものです。慣れないうちは「我流でやったほうが速い」と思うことがあるかもしれませんが、3日から1週間程度は継続して試してみてください。ひとたび身に付けてしまえばあなたの仕事は格段にスピードアップします。
なお、本書で紹介するショートカットキーや画面の説明はWindowsに合わせたものです。MacからOutlookを使用している場合は、キーの組み合わせや画面表示などが紙面と異なりますのでご注意ください。
本書を読み進める上で、1点だけ注意してほしいポイントがあります。それは、書かれていることを一気に吸収しようとしないことです。書籍に書いてあることすべてを吸収しようとするとお腹いっぱいになります。結局吐き出して何も身に付かないかもしれません。
「この方法いいな！」
「これは当社に合う方法だ！」
「取り入れたら仕事が速くなる！」
あなたに役立つコンテンツがあれば取り入れ、実践し、習慣化していただけると幸いです。ワンランク上のビジネスパーソンへの道は、もうはじまっているのです。
Contents
はじめに
第1章 Outlookを最適な形にカスタマイズする
01 最初にやっておきたい画面のカスタマイズ
02 メールチェックは大画面でマウスを使わずスムーズに
03 返信済みのメールを自動で閉じる
04 おせっかいな自動修正をオフにして誤字をなくす
05 スレッド表示をオフにして未読メールを見逃さない
06 署名を作成してメールに自動追加する
07 1つのメールアカウントで複数の署名を使い分ける
第2章 今すぐ試したい厳選ショートカットキー10選
01 ショートカットキーは『Curl + 意味』で覚える
02 新規メール画面を1秒で開く！ Ctrl + N
03 書き終えたメールをすぐに送信 Ctrl + Enter
04 返信もショートカットでできる Ctrl + R / Ctrl + Shift + R
05 関係者にメールを転送する Ctrl + F
06 入力欄を自在に移動する Tab / shift + Tab
07 本文の書式を一発で揃える Ctrl + Space
08 よく使う単語を辞書登録する Ctrl + F7
09 メールと予定を自在に切り替え Ctrl + 1 / ctrl + 2
10 メールは検索で探せ！① Ctrl + E
11 メールは検索で探せ！② Ctrl + Shift + E
12 よく使う機能にショートカットキーを割り当てる
第3章 速さと正確さを両立するテクニック
01 たくさんの連絡先をまとめて自動追加する
02 いつものメンバーは「送信先リスト」に登録！
03 添付ファイルは何よりも先にコピー&ペーストで追加する
04 サイズの大きいファイルはクラウドで共有する
05 添付ファイルはプレビュー機能でサッと確認する
06 「会議出席依頼」で連絡と出欠確認を同時に行う
07 定例のイベントをまとめて予定表に入力する
08 届いたメールを予定表に直接貼り付ける
09 フラグ&アラームで重要なメールを見逃さない
10 よく使う文面を1秒で呼び出すテンプレート時短術
11 改行を含む定型文はクイックパーツで瞬時に追加.
12 送信してから気付くミスを「1分後送信」でカバーする
13 こまめな自動保存でアクシデント時も安心！
14 Outlookの動作が遅いときに試したい2つのこと
第4章 仕事が速い人が実践する8つのメール術
01 メールはフォルダー分けをせず受信トレイで一括管理！
02 メールを見るタイミングは自分主体で決める
03 気になるメールは「スキマ時間」でチェックする
04 メールを開いたら選択肢は2つ！「5秒ルール」で対処を決める
05 受信トレイがみるみる片付くメール返信の極意
06 すぐに返事ができないメールへの対応術
07 社内メールに挨拶・敬語は不要
08 メールでは遠慮なく相手の時間を押さえる
第5章 ビジネスを円滑にする信頼されるメール術
01 メールはワンパターンでOK！水戸黄門メール術
02 ビジネスメールの表示形式は「テキスト形式」一択！
03 もう迷わない！CCとBCCの使い分けと注意点
04 メールの返信は「1営業日以内」でOK
05 ビジネスメールの件名、何が正解?
06 最短で伝わる！文章構成の3ポイント
07 メールの見栄えがグッと良くなるテクニック
08 間隔の空いた約束はリマインドメールでお知らせする
09 ルール決め&勉強会でチーム全体のスキルを底上げ
10 うっかりミスを見逃さない！指さし確認メール術
11 メールは原則、就業時間内に送信する
12 敬語表現のツボを押さえる
13 良い返事ができない時こそスマートな心遣いを忘れずに
おわりに
column
すべてのタスクを1冊にまとめよう
人生が変わる「朝時間」の使い方
「メールの返信が早い人は仕事ができる」は、ただの思い込み
速く終わらせるには、とにかく始めること
「完璧」よりも「スピード」重視
その会議、メールで済むかも?
部下の時間を奪う覚悟を持つ
言いづらい話ほど直球で
Outlook最速時短術
今日から使える業務直結ワザ
メールさばきを高速化することは、ビジネスに欠かせないスキルといっても過言ではありません。本書では、Outlookのビジネス活用を20年以上追い続けてきたパソコン誌を参考に、仕事効率化のノウハウが豊富な事例とともに紹介されています。メールにおける無駄な時間を減らすためにおすすめの良書です。
●本書の解説は、ウィンドウズ10上で動作するアウトルック(オフィス365で提供されている2019年8月時点の最新版)に基づいています。ウィンドウズやアウトルックのバージョン、ご利用のメールサービスにより、画面や動作が異なる場合があります。
●各セクション見出しに付いている「5分時短」などの表記は、1日数十通のメールを処理すると想定した場合の、1日における短絡時間の目安です。処理するメールの数や方法によって短縮時間は違ってきます。
はじめに
電子メールは今や、ビジネスにおける第一のコミュニケーションツールになりました。もちろん、電話で直接話したり実際に会って打ち合わせしたりすることの大切さは変わりません。しかし、口頭で説明するよりも多くの情報を確実に伝えられる、必要な資料や書類を即座に送れる、やり取りの記録を時系列で残せる、といった数々の利点から、電話よりもメールで……という職場も少なくないでしょう。
そんなメールのやり取りに使用するソフトの代表が、マイクロソフトの「Outlook」(以下、アウトルック)です。アウトルックを含む「オフィス365」を採用する企業が増えたことに加え、ウィンドウズ10標準の「メール」アプリが使いにくく、ビジネスでの使用に堪えないことも、アウトルックの利用者が増えた大きな要因といえます。これまで仕事で使用するソフトといえばExcel(エクセル)とWord(ワード)でしたが、アウトルックもまた、ビジネスに不可欠のソフトとなりました。
メールに時間を奪われない
朝、出勤してパソコンを起動した後、真っ先にすることは何でしょうか?「メールチェック」と答える人が多いのではないかと思います。では、メールチェックが終わって次の仕事に取りかかるまでに何分かかりますか?メルマガやDMなど不要なメールの仕分け、届いたメールへの返信、会議の知らせを予定表に転記、どこかに紛れてしまったメールの検索……と、人によっては数十分もメールに時間を費やしているかもしれません。仕事中のメールチェックも同様です。そのようなムダな時間を一気に削減し、仕事を素早くテキパキと進められるようにすることが、本書の目標です。
本書で紹介するようなアウトルックの便利機能を賢く使えば、大量のメールを次々とさばいて、サクサクと仕事をこなせるようになります。個々のテクニックは数秒から数分の時短にしかならないかもしれません。しかし1通のメールにつき1分時短できるとしたら、60通分を処理するごとに1時間の時短になります。1日に数十通のメールをやり取りする人なら、30分から1時間は仕事を早く終わらせることができるわけです。
「クイック操作」で次々とメールをさばく
とりわけ私がお勧めしたいのが、「受信トレイのタスクリスト化」です。昨今は仕事の依頼も予定の連絡もメールで届きます。そこで、受信トレイにたまったメールを「処理すべきタスク」と捉えて、処理が終わったら別のフォルダーに移動する、という使い方をします。
メルマガなど見逃しても支障がないメールは、自動仕分け機能(ルール)を利用して最初から受信トレイにためないようにします。そのほかのメールは、閲覧ウィンドウで軽く一読して対応の要不要を判断し、不要なら別のフォルダーに移動します。この移動操作に便利なのが「クイック操作」という自動化の機能です。ボタンをワンクリックするだけで、指定したフォルダーへの移動やフラグの設定などを実行できます。「ばっと目を通してワンクリックで仕分け」という作業を繰り返していくと、受信トレイはあっという間にきれいさっぱり。そして、移動せずに受信トレイに残ったメールが、何らかの対応が必要な「タスク」となります。「クイック操作」を活用した受信トレイのタスクリスト化は、メールをさばく時間を大幅に削減するとともに、仕事の漏れを防ぐ効果もあります。
この「クイック操作」を使うと、仕分けだけでなく、メールの転送や予定の登録など、さまざまな操作を自動化できます。「クイック操作」以外にも、アウトルックには便利な機能がたくさんあり、定型メールを自動作成したり、宛先の指定を簡略化したりと、面倒な操作を手早く楽にするテクニックは山ほどあります。
本書では、「アウトルック97」の登場以来20年以上にわたりアウトルックを利用・研究してきたグエルの鈴木真里子さんに、最新の活用ノウハウを解説していただきました。「受信トレイのタスクリスト化」のようなメール整理の手法については、人それぞれのこだわりがあるかもしれません。しかし、アウトルックが備える機能や、それを用いて作業を効率化するためのノウハウは、どなたにも役立つものばかりです。本書で紹介する実践的な時短ワザの数々を、日々の業務に生かしていただければ幸いです。
日経PC21編集長 田村 規雄
Contents
はじめに
第1章 アウトルックは初期設定で使うな!
01 今どきのワイド画面なら閲覧ウィンドウも予定表も右
02 よく使うフォルダーを上位に表示
03 「スレッド」「プレビュー」はオフ
メッセージ一覧をシンプルに
04 パソコンの起動と同時に見たいフォルダーを表示
05 使わない機能は非表示に リボンの操作性をアップ
06 よく使う機能は「クイックアクセス」に登録
07 テキスト?HTML? 送信、返信の書式を統一
08 返信・転送は別ウィンドウで表示
09 「1分後送信」で添付忘れや誤送信を防止
10 自動保存は1分間隔で
トラブルのリスクを最小限に
11 スペルチェックは送信前に一度だけ
12 おせっかいな自動修正に勝手なミスをさせない
13 邪魔な通知はオフにして作業に集中
14 削除済みメールは自動で既読に
第2章 最強の効率化ツール「クイック操作」フル活用
01 受信トレイをタスクリスト化
残すのは未処理メールのみ
02 「既読にして移動」は「クイック操作」でワンクリック
03 上司へのメール転送をワンクリックで完了
04 共有したい情報をチーム全員に送信、転送
05 上司をBCCに追加して返信を作成
06 期限付きの検討課題はタスク登録後フォルダー移動
07 使いやすく整理してこそクイック操作の本領発揮
08 受信トレイをスルーして別フォルダーへ直送
09 受信メールをドメイン別に自動仕分け
10 ルールは順番に要注意 ほかのパソコンでも使える
11 簡易検索より詳細検索で行方不明のメールを探せ
12 同じ案件のやり取りを検索フォルダーで一気読み
13 不要メール、重複メールは自動クリーンアップ
14 古いメールは自動整理 アウトルックを軽快に
第3章 超速メール作成術ドラッグで添付は古い
01 頻繁に出すメールはクイック操作で一発作成
02 定型メールはテンプレートで瞬時に作成
03 署名機能をフル活用 ひな型的に利用する
04 登録方法で変わる 定型文使い回し術
05 ファイルの最速添付は「最近使ったアイテム」から
06 ドラッグ添付はもう古い 最初にコピーで簡単添付
07 画像は「送る」から添付 添付忘れ防止&自動圧縮
08 大きいファイルはクラウド経由で楽々送受信
09 連絡先は受信メールのドラッグで簡単&正確に入力
10 宛先は「表示名」の統一で時短&ミスなし&失礼なし
11 全員を宛先に一発指定
「グループ」登録で楽々同報
12 一斉送信は「差し込み」で宛名や文章を自動変更
13 書式がバラバラなメールを一瞬で書式統一
第4章 予定やタスクの管理もメールベースで効率化
01 期限付き依頼メールはドラッグで「タスク」へ
02 予定を知らせるメールはドラッグやコピペで予定表へ
03 ワンクリックでメールから予定作成→全員へ返信
04 添付ファイル付きメールは右ドラッグで予定に追加
05 予定表の初期設定を業務に合わせて変更
06 会議の案内はメールより「出席依頼」が便利
07 会議出席依頼をもっと簡単に出す!
第5章 スマホでもアウトルック外出先でフル活用
01 PCがアウトルックならスマホもアウトルックアプリ
02 アプリでも受信トレイは整理してタスクリスト化
03 アウトルックアプリも初期設定で使うな!
04 大きい添付ファイルはワンドライブ経由で
05 スケジュール調整も簡単! メールで空き時間を送信
追補 もっと活用するためのメール実用ノウハウ
1 新社会人必見! ビジネスメールの基本作法
2 ライブメールから移行するには?
Gメールもアウトルックで読める!
3 よく使う機能から覚えよう!
実用ショートカットキー一覧
索引
アウトルック[最強]時短仕事術 〜メール処理をスグに片付けるテクニック
効率化・時短・ミス削減
みなさんが、毎日の仕事のメール作業に使う時間はどれくらいでしょうか？大量のメールやその対応は避けられませんが、それに割く時間を削減することは可能です。本書を通じて最強時短仕事術を身につけることで、業務効率化やミス削減をすることができます。アウトルックの使い方を見直すのにおすすめの1冊です。
本書を読む前に
本書は、Windowsでアウトルックをメールアプリとして使っている人に向けて、どのようにメール仕事の時短を達成すればよいかを解説した本です。
まず挙げておきたいのは、アウトルックの時短の方法は、エクセルとはかなり異なることです。エクセルの時短は、機能の使い方を覚えることで可能になります。たとえば、オートフィルを使えば、一定の規則でセルに数値や文字列をかんたんに入力することができます。また、Ctrl + Rを押せば、アクティブセルの左のセルをコピー&ペーストでき、Ctrl + CやCtrl + Vを押す必要がありません。エクセルの時短にどのくらい成功するかは、このようなテクニックをいくつ知っているかで、ある程度決まってきます。
一方で、アウトルックの時短はそのようなテクニックは多くなく、あらかじめ設定しておくことで手順を減らせるものが多いといえます。そのため、1つのテクニックを実行するだけで時短にそのままつながるものは、あまり多くはありません。エクセルの時短本をよく読んでいる人は注意してください。
どの時間を時短すればよいのか
アウトルックを使ったメール仕事で、減らしたい時間は3種類あります。最初に減らしたいのが、マウスやトラックパッドといったポインティングデバイスを使っている時間です。マウスを使ってアイコンやボタンをクリックすることで、メニューをいちいちたどる時間を短縮できますが、右手がマウスとキーボードとの間を往復する時間がかかります。これを減らすには、ショートカットキーを覚えるのが早道です。よく利用する機能の大半にはショートカットキーが用意されており、複数のキーを同時に押すことでマウス操作の代わりになります。
じゃあ、ショートカットキーをたくさん覚えれば、それだけ時短に近づけるのではないかと思うかもしれませんが、それは早計です。人間の記憶力には限界があります。アウトルックには、普通の人では覚えきれないくらいの数のショートカットキーが用意されており、マウスで実行する操作の大半はキーボードからできるといってもいいでしょう。しかし、業務で覚えておきたいことはほかにもたくさんあります。大きく時短につながるショートカットキーなら、ぜひ覚えておきたいところですが、たまにしか使わないものを覚えても記憶力の無駄遣いでしかありません。
さらにいうと、実際にキーボードから操作したから時短につながるとは言い切れません。たとえば、Enterを押して実行したい対象のボタンは、Tabを押して切り替えることができますが、切り替え操作を何度もおこなう必要があったり、どういう順番で切り替わるのかが分からなかったり、そもそもどのボタンに切り替わったのかが画面から見て取れないことがあります。
ショートカットキーによる時短は、「自分が頻繁に使う機能をマウス操作からショートカットキーに置き換えていく」という考え方をすべきです。たとえば、返信メール画面を表示するCtrl + R、検索ボックスにフォーカスを移動するCtrl + E、スケジュール機能に切り替えるCtrl + Dなどは使うべきです。
文字入力の時間を短縮する
次に短縮すべきは、メールの文章を入力している時間です。文字入力にかかる時間は一般的に短縮が難しいといえます。入力が難しい社名や人名を単語登録したり、あいさつを定型文登録すれば、多少は速くなりますが、キー入力が必要なことは変わりありません。
メール本文の入力時間の時短には、テンプレートを利用するのが最適です。担当している業務内容にもよりますが、特定の指示や依頼に対して特定の反応を返せばよいものであれば、テンプレートを作っておいて返信に利用すれば時短効果が得られます。
アウトルックには、テンプレート作成機能が複数用意されています。最もテンプレートらしいのが「マイテンプレート」で、文章を貼り付けるだけです。もう少し高機能なのが「クイックパーツ」で、入力した文字列を入れ替えて文章を貼り付けられます。さらに、「クイック操作」を利用すれば、本文に加え、宛先やBCCなども設定可能です。添付ファイル付きのメールなら、「Outlookテンプレート」機能でテンプレート化できます。アウトルックの機能ではありませんが、スニペットと呼ばれるツールをインストールすれば、数回キーを押すだけで「○○様」から「よろしくお願いします」までの必要な定型文を入力できます。
すべてを使用する必要はありませんが、いくつかを使い分けるだけで、毎回内容が異なる本文を入力するまでにかかる時間は大幅に減らすことができるはずです。
操作を実行している時間を短縮する
最後に短縮したいのは、アウトルックを操作している時間そのものです。新規メールを送信するまでの時間を考えてみましょう。まず新規メール画面を表示して、宛先のメールアドレスを入力し、件名を入力します。本文を入力できたら、ファイルを添付して送信ボタンをクリックします。ショートカットキーを使用したとしても、操作の時間は若干少なくなるにしても、このステップの数そのものは変わりません。
もし100人に同じ文面のメールを送信したいとき、BCCが使えれば問題ありません。しかし、BCCでは受信者のフィルターに引っかかって届かない可能性があります。全員に同じ文面を送るため、誰宛のメールかを本文に記載できず、「まちがって送られてきたのか」と思われる可能性も否定できません。そうかといって、1通ずつ本文と件名をコピー&ペーストしていては、大変な労力がかかってしまいます。もちろん、こういう用途のためのメールサービスも存在しますが、無料というわけにはいきません。
そこで導入を検討したいのがマクロです。マクロを使えば、100人に同じ文面を送付しても、短時間で操作は完了します。本書で紹介したエクセルとアウトルックを組み合わせるマクロでは、エクセルに宛先のメールアドレスを100人分入力し、件名と本文に同じ文章をコピー&ペーストすれば、あとはエクセルからマクロを起動するだけです。
メール作成画面を開いたり、いちいち送信操作をする必要はありません。
マクロはセキュリティの関係で社内では使えないという場合は、「仕分けルール」の活用も考えてみましょう。仕分けルールは、特定の条件に当てはまるメールにさまざまな操作をおこなうもので、特定の相手から届いたメールのみ自動的にフラグを付けたり、特定の文字列を含むメールのみ通知を表示したりできます。
時短に最も重要なことは何か
本書を手に取った人は、アウトルックでのメール仕事に何らかの問題を感じていることでしょう。本書はそういう人に役立つテクニックを集めていますが、じつは時短の実現に最も重要なことはここに書かれていることではありません。「常に時短を意識しつつ、やり方を改良していくこと」こそ、時短につながる道筋なのです。
「今とりあえずできているから、多少時間や手間がかかっても、やり方を変えないほうがいい」という判断は、短期的には正解でも、長期的に見たときには最悪の選択です。1時間かけて設定した機能で10秒の時短が計れるとしたら、毎日6回使う機能なら60日で元が取れます。時短とは、このような考え方の積み重ねなのです。
アウトルックは、これまであまり時短と関連付けて語られてきませんでした。本書で取り上げている多くの時短術を初めて知ったという人も多いでしょう。そういった人のメール仕事にかかる時間が少しでも減らせることを心より望んでいます。
守屋 恵一
本書の読み方
とにかくさっさと時短術を知りたい人は、第4章のショートカットキーやテンプレートの使い方をマスターしてください。メールで指示されたことを忘れてしまいがちな人は第3章でミスをなくす方法を学び、受信した大量のメールに困っている人は第2章のメール整理・検索をお読みください。準備から腰を落ち着けてしっかりやりたい人は第1章の設定から、連絡先の使い方を改善したいなら第5章、スケジュール機能を使ってみたいなら第6章、アドインやマクロを使える環境にあれば第7章に目を通してください。
Contents
第1章 アウトルックでのメール仕事の第一歩
01 最初に変更しておくべき設定はこれだ!
02 閲覧ウィンドウを見やすく変更する
03 アカウントごとに適切な署名を登録する
04 同じアカウントで複数の署名を使い分けるには
05 受信メールを確認しながら返信を書く
06 読みやすいメールとは何かをおさらいしておこう
07 返信時に元のメールを引用して残す
第2章 メールの整理方法はこれが最善手
01 メールを受信したらまず4種類に分類する
02 メールチェック間隔は仕事に合わせる
03 フラグをメール管理に活用する
04 フォルダー分けは最小限にとどめる
05 同じ相手からのメールをパッと一覧表示する
06 クイック検索でメールをすばやく探し出す
07 詳細な条件の組み合わせでもっと手早く検索したい
08 「検索フォルダー」は活用必須の便利テク
09 メールを色分けしてタグ機能を実現する
10 仕分けルールでメールを自動的に処理する
第3章 メール仕事に関わるミスをゼロにする
01 メールの致命的ミスはこれだけある!
02 回答に時問がかかる用件はとりあえず返信しておく
03 フラグとアラームで返信し忘れを防ぐ
04 重要な相手からのメールに色を付けて見落としをなくす
05 不適切な文面をそのまま送信しないように工夫する
06 ファイルの添付し忘れを防ぐ
07 大容量のファイルは添付以外の方法で送る
08 重要なメールはスマホに自動転送したい!
09 重要な顧客からメールが来たら通知を受け取る
10 自分の作業時間を相手に知らせないようにメールを送りたい
11 特定の相手からのメールを社内のメンバーに自動転送する
12 休暇中に届いたメールには自動応答で対応する
13 スヌーズ機能をアウトルックでも実現する
第4章 メール仕事の作業時間を劇的に短縮する
01 ショートカットキーを一生懸命覚えるのは無駄!
02 リボンに必要な機能のみを集約したタブを作る
03 よく使う機能にショートカットキーを割り当てる
04 BCCへアドレスを瞬時に追加する
05 定型的なメールをもっとすばやく書く
06 テンプレートを使って定型メールを作成する
07 宛名から結びのあいさつまでを3キーで入力する
08 内容を確認しながらテンプレートを挿入する
09 添付ファイルを保存する前に内容を確認する
第5章 連絡先を整理してアウトルックを倍速にする
01 同じ勤務先の人をすばやく連絡先に追加する
02 大量の連絡先を一気に登録したい
03 連絡先を属性別に分類して整理したい
04 連絡先を会社別にリストアップする
05 必ずCCに入れる相手は連絡先でグループにしておく
第6章 スケジュールとタスクを使いこなす
01 新しい予定を登録・編集する
02 予定の時刻が近づいたらアラームを鳴らす
03 「毎月第1月曜日」のようなくり返しの予定を入れたい
04 Googleカレンダーとスケジュールを同期する
05 予定をジャンル別に色分けして表示する
06 メールで受信した内容を予定として追加する
07 予定を参加者にメールで知らせる
08 アウトルックで設定した予定をスマホで確認する
09 大切なタスクを忘れずに実行するには
10 今日の予定とタスクを一覧表示して確認したい
第7章 アウトルックをさらに便利にするテクニック
01 アウトルックとほかのサービスを連携するには
02 受信したメールの内容をEvernoteにコピーする
03 添付ファイルをDropboxにアップロードする
04 致命的な宛先ミスを防ぐには
05 英語など外国語のメールを手軽に翻訳する
06 添付ファイルを自動的にGoogleドライブに保存する
07 同じ文面のメールに宛名を挿入して一斉送信する
08 動作がおかしいときはアドインを無効にする
アウトルック最速仕事術 年間100時間の時短を実現した32のテクニックアウトルック最速仕事術 年間100時間の時短を実現した32のテクニック
生産性向上のためのアウトルック本
満足度95％超、たった90分で年間100時間の時短ができると話題のセミナーのノウハウが紹介されています。大手企業が採用している目からウロコのテクニックばかりです。アウトルックで発生していた無駄な時間を大幅に省くことができるので、仕事の生産性向上が望めます。
はじめに</2>
「アウトルックスキル」だけで年間100時間の時短ができるビジネスパーソンの生産性を高める最短ルート
ビジネスパーソンの時間を最も拘束する業務は、“アウトルック”(メール)ではないでしょうか?アウトルックの導入企業では、エクセルやパワーポイントよりもはるかに多い「平均500時間/年間」をアウトルックだけに費やしています。
しかし、アウトルックの確立された時短スキル・ノウハウは公開されていません。そのため、各職場・各個人が自己流でアウトルックを活用しているのが現状です。
働き方改革で生産性を上げて行こうと日本全体で取り組んでいるなか、私は、一番時間を使っている業務内容の効率アップをしないのはなぜだろう?ノウハウが確立されていないのはなぜだろう?と疑問を感じてきました。そこから、アウトルックを研究し、時短に大きくつながるノウハウを確立しました。そして、そのノウハウを凝縮して書籍化した本書です。本書は、日本で初めて出版されるビジネスパーソンに向けたアウトルックの解説書になるのではないかと思います。
この本でアウトルックスキルを習得することで、誰でも「10個のショートカットとメール整理・活用法を覚えるだけ」でも、「職場の誰よりも、受信トレイが美しく、モレ・ダブりがない状態」になり、「職場の誰よりも、アウトルックが素早く操作ができる状態」になることができます。
アウトルックスキルというなじみの薄い言葉をあえて発信することによって、組織や個人で自己流になっている「アウトルックの技術」の必要性を顕在化させ、日本全体の生産性向上に寄与したいと強く思っています。
エクセルやパワーポイントのスキルより大切な「アウトルックスキル」
私は、アウトルックスキルの向上こそが、働き方改革において最も生産性の向上に効果のある取り組みだと確信しています。これは、エクセルと違ってコミュニケーションツールであるがゆえ、新入社員から経営陣までほぼ例外なく使うツールであり、一般的に管理職になると触れる回数の減るエクセルのスキルの向上よりもアウトルックのスキルの向上のほうが組織全体として得られる効果が大きいためです。
今まで、セミナーを通じて、アウトルックのノウハウを発信してきましたが、僅か1回90分のセミナーへの参加だけで、「100時間以上/年間」の時短に成功する人も少なくありません。非常に大きな数字に見えますが、「平均500時間/年間」であることをふまえれば、20%の効率化になります。逆に言えば、すぐに改善できる20%程度のムダな操作が存在しているとも言えます。
年間100時間あったら何をしたいでしょうか。1日8時間勤務とすれば、約13営業日分に相当します。働き方改革の真の目的は、時短ではなく、「自ら可処分時間を増やし、自ら新たな取り組みをし、個人・組織を成長させることで、さらに豊かな人生に自らの意思をもって変えていくこと」だと私は考えています。13営業日あれば、家族との時間・思い出をさらに増やす、挑戦したかった長期の海外旅行・留学、昔諦めてしまった夢、新しい事業への挑戦……いろいろなことが十分できる時間を確保できると思います。
私は生みだした時間で、本書を書くという挑戦、新規事業への挑戦、趣味以上の位置づけであるスノーボードを毎シーズン30回以上練習する時間の確保を可能にしました。一番時間を費やしているメール業務の効率を激変させることができれば、人生の可処分時間が増加し、ほかの業務における改善の延長線では成し得なかった新しい取り組み・挑戦への時間配分ができるようになると思います。
なお、本書では、ウィンドウズ版のアウトルックの操作についてお伝えします。マック版のアウトルックは操作方法・仕様が異なりますのでご注意ください。
目次
アウトルック最速仕事術
はじめに
目次
第1章 一番大切なPCのスキルは「アウトルックスキル」
1 アウトルックスキルのインパクトや意義
2 アウトルックスキルとは何か
3 なぜ、アウトルックスキルが重要なのか
4 なぜ私はアウトルックを研究するようになったのか
COLUMN 座右の銘
5 アウトルックに割く時間は500時間/年
第2章 時間のロスになる「画面の切り替え」を減らすテクニック
1 ルーティン化した作業にこそムダがある!
2 Case1：予定表は固定する
3 Case2：ファイルの添付は最初にする
4 Case3：予定表画面から新しいタスクを起動しない
5 Case4：メールの閲覧ウィンドウは使わない
6 Case5：リボンは閉じる
COLUMN タスクバーは縦置きがおすすめ
第3章 「脱マウス」に近づくための10の基本ショートカット
1 アウトルックは最も脱マウスが簡単なソフト
2 まずは10個のショートカットキーを覚えよう!
3 アウトルック専用のホームポジション
4 Ctrl + R = 返信
5 Tab or Shift + Tab = 次or前のマスへ移動
6 Esc = 閉じる/止める/クリア
7 Ctrl + F = 転送
8 Ctrl + = 次or前のメールへ
9 Ctrl + N = 新しいアイテムの起動
10 Ctrl + Enter = メールの送信
COLUMN 閲覧ウィンドウは全社権限で禁止のススメ
11 Ctrl + E = メールの検索
12 Ctrl + Shift + = 文字のフォントサイズを小さくor大きく
13 Ctrl + 1 or 2 = メール画面↔︎予定表画面への切り替え
COLUMN ショートカットキーの覚え方 オルト編
第4章 仕事にスピードが生まれるメールの整理法
1 なぜフォルダー分けをしてしまうのか?
COLUMN パソコンスキルと電車乗り換えスキルは比例する?
2 検索 整理の構造を破壊せよ! 検索は整理を兼ねる!
COLUMN 小学生でパソコンを破壊!
3 受信トレイには未処理のメールだけを残す
4 整理をしないでアーカイブを活用するのが一番速い
5 アウトルックをカスタマイズしよう!
COLUMN 副業とLGBTは本質的に同じもの
6 これが、最速メール整理術だ
第5章 もっと時短したい人のためのスーパーテクニック集
1 検索フォルダー機能で「メール検索」も卒業できる
COLUMN ショートカットキーの覚え方 シフト編
2 「クイック操作」機能で日常業務が3倍速になる
3 「クイック操作」Case1
COLUMN 私が業務中に最も使うショートカットキー
4 「クイック操作」Case2
5 超便利な「oftファイル」機能
6 クイックパーツ機能で、いつものメール文章が一瞬で出せる!
7 「1分後送信ルール」で送信の事故を減らす
8 生産性が上がる「メールを自動で閉じる」設定
第6章 もっと時短したい人のためのショートカットキー上級編
1 Ctrl + Alt + R = 会議の開催発信を1秒で呼び出す!
2 Ctrl + Space = 標準書式へ統一
3 Shift + 右クリック = 格納したファイルのパスをコピー
COLUMN 「アウトルック」のネーミングの由来
4 F7 = スペルチェック
COLUMN 早朝の講師活動を続けている理由
5 Ctrl + F7 = 辞書登録
COLUMN 辞書登録基本パッケージ作成のススメ
6 Ctrl + Shift + I = 受信トレイへジャンプ!
7 Alt + 数字 = クイックアクセスツールバーの活用
8 Alt + “1” = 「アーカイブへ格納する」ショートカットを作る
9 Alt+”1″=「署名」のショートカットキーを作ろう!
COLUMN スノーボードも研究?週休3日実現まで
第7章 よくある質問
おわりに
