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【最新 Outlookについて学ぶためのおすすめ本 – 基本操作から仕事時短術まで】も確認する
生産性向上のためのアウトルック本
満足度95％超、たった90分で年間100時間の時短ができると話題のセミナーのノウハウが紹介されています。大手企業が採用している目からウロコのテクニックばかりです。アウトルックで発生していた無駄な時間を大幅に省くことができるので、仕事の生産性向上が望めます。
はじめに</2>
「アウトルックスキル」だけで年間100時間の時短ができるビジネスパーソンの生産性を高める最短ルート
ビジネスパーソンの時間を最も拘束する業務は、“アウトルック”(メール)ではないでしょうか?アウトルックの導入企業では、エクセルやパワーポイントよりもはるかに多い「平均500時間/年間」をアウトルックだけに費やしています。
しかし、アウトルックの確立された時短スキル・ノウハウは公開されていません。そのため、各職場・各個人が自己流でアウトルックを活用しているのが現状です。
働き方改革で生産性を上げて行こうと日本全体で取り組んでいるなか、私は、一番時間を使っている業務内容の効率アップをしないのはなぜだろう?ノウハウが確立されていないのはなぜだろう?と疑問を感じてきました。そこから、アウトルックを研究し、時短に大きくつながるノウハウを確立しました。そして、そのノウハウを凝縮して書籍化した本書です。本書は、日本で初めて出版されるビジネスパーソンに向けたアウトルックの解説書になるのではないかと思います。
この本でアウトルックスキルを習得することで、誰でも「10個のショートカットとメール整理・活用法を覚えるだけ」でも、「職場の誰よりも、受信トレイが美しく、モレ・ダブりがない状態」になり、「職場の誰よりも、アウトルックが素早く操作ができる状態」になることができます。
アウトルックスキルというなじみの薄い言葉をあえて発信することによって、組織や個人で自己流になっている「アウトルックの技術」の必要性を顕在化させ、日本全体の生産性向上に寄与したいと強く思っています。
エクセルやパワーポイントのスキルより大切な「アウトルックスキル」
私は、アウトルックスキルの向上こそが、働き方改革において最も生産性の向上に効果のある取り組みだと確信しています。これは、エクセルと違ってコミュニケーションツールであるがゆえ、新入社員から経営陣までほぼ例外なく使うツールであり、一般的に管理職になると触れる回数の減るエクセルのスキルの向上よりもアウトルックのスキルの向上のほうが組織全体として得られる効果が大きいためです。
今まで、セミナーを通じて、アウトルックのノウハウを発信してきましたが、僅か1回90分のセミナーへの参加だけで、「100時間以上/年間」の時短に成功する人も少なくありません。非常に大きな数字に見えますが、「平均500時間/年間」であることをふまえれば、20%の効率化になります。逆に言えば、すぐに改善できる20%程度のムダな操作が存在しているとも言えます。
年間100時間あったら何をしたいでしょうか。1日8時間勤務とすれば、約13営業日分に相当します。働き方改革の真の目的は、時短ではなく、「自ら可処分時間を増やし、自ら新たな取り組みをし、個人・組織を成長させることで、さらに豊かな人生に自らの意思をもって変えていくこと」だと私は考えています。13営業日あれば、家族との時間・思い出をさらに増やす、挑戦したかった長期の海外旅行・留学、昔諦めてしまった夢、新しい事業への挑戦……いろいろなことが十分できる時間を確保できると思います。
私は生みだした時間で、本書を書くという挑戦、新規事業への挑戦、趣味以上の位置づけであるスノーボードを毎シーズン30回以上練習する時間の確保を可能にしました。一番時間を費やしているメール業務の効率を激変させることができれば、人生の可処分時間が増加し、ほかの業務における改善の延長線では成し得なかった新しい取り組み・挑戦への時間配分ができるようになると思います。
なお、本書では、ウィンドウズ版のアウトルックの操作についてお伝えします。マック版のアウトルックは操作方法・仕様が異なりますのでご注意ください。
目次
アウトルック最速仕事術
はじめに
目次
第1章 一番大切なPCのスキルは「アウトルックスキル」
1 アウトルックスキルのインパクトや意義
2 アウトルックスキルとは何か
3 なぜ、アウトルックスキルが重要なのか
4 なぜ私はアウトルックを研究するようになったのか
COLUMN 座右の銘
5 アウトルックに割く時間は500時間/年
第2章 時間のロスになる「画面の切り替え」を減らすテクニック
1 ルーティン化した作業にこそムダがある!
2 Case1：予定表は固定する
3 Case2：ファイルの添付は最初にする
4 Case3：予定表画面から新しいタスクを起動しない
5 Case4：メールの閲覧ウィンドウは使わない
6 Case5：リボンは閉じる
COLUMN タスクバーは縦置きがおすすめ
第3章 「脱マウス」に近づくための10の基本ショートカット
1 アウトルックは最も脱マウスが簡単なソフト
2 まずは10個のショートカットキーを覚えよう!
3 アウトルック専用のホームポジション
4 Ctrl + R = 返信
5 Tab or Shift + Tab = 次or前のマスへ移動
6 Esc = 閉じる/止める/クリア
7 Ctrl + F = 転送
8 Ctrl + = 次or前のメールへ
9 Ctrl + N = 新しいアイテムの起動
10 Ctrl + Enter = メールの送信
COLUMN 閲覧ウィンドウは全社権限で禁止のススメ
11 Ctrl + E = メールの検索
12 Ctrl + Shift + = 文字のフォントサイズを小さくor大きく
13 Ctrl + 1 or 2 = メール画面↔︎予定表画面への切り替え
COLUMN ショートカットキーの覚え方 オルト編
第4章 仕事にスピードが生まれるメールの整理法
1 なぜフォルダー分けをしてしまうのか?
COLUMN パソコンスキルと電車乗り換えスキルは比例する?
2 検索 整理の構造を破壊せよ! 検索は整理を兼ねる!
COLUMN 小学生でパソコンを破壊!
3 受信トレイには未処理のメールだけを残す
4 整理をしないでアーカイブを活用するのが一番速い
5 アウトルックをカスタマイズしよう!
COLUMN 副業とLGBTは本質的に同じもの
6 これが、最速メール整理術だ
第5章 もっと時短したい人のためのスーパーテクニック集
1 検索フォルダー機能で「メール検索」も卒業できる
COLUMN ショートカットキーの覚え方 シフト編
2 「クイック操作」機能で日常業務が3倍速になる
3 「クイック操作」Case1
COLUMN 私が業務中に最も使うショートカットキー
4 「クイック操作」Case2
5 超便利な「oftファイル」機能
6 クイックパーツ機能で、いつものメール文章が一瞬で出せる!
7 「1分後送信ルール」で送信の事故を減らす
8 生産性が上がる「メールを自動で閉じる」設定
第6章 もっと時短したい人のためのショートカットキー上級編
1 Ctrl + Alt + R = 会議の開催発信を1秒で呼び出す!
2 Ctrl + Space = 標準書式へ統一
3 Shift + 右クリック = 格納したファイルのパスをコピー
COLUMN 「アウトルック」のネーミングの由来
4 F7 = スペルチェック
COLUMN 早朝の講師活動を続けている理由
5 Ctrl + F7 = 辞書登録
COLUMN 辞書登録基本パッケージ作成のススメ
6 Ctrl + Shift + I = 受信トレイへジャンプ!
7 Alt + 数字 = クイックアクセスツールバーの活用
8 Alt + “1” = 「アーカイブへ格納する」ショートカットを作る
9 Alt+”1″=「署名」のショートカットキーを作ろう!
COLUMN スノーボードも研究?週休3日実現まで
第7章 よくある質問
おわりに
