『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』−仕事の速さとメールの処理の速さの関係とは
メールが速い人は仕事も速い?
仕事が速い人の発想1 「主導権」を握る
仕事が速い人の発想2 ムダなことを排除する
仕事が速い人の発想3 優先順位をつけない
仕事が速い人の発想4 相手の思考を先まわりして考える
仕事が速い人が気をつけている5つのポイント
2. 目的を意識しながら書く |
すべてのビジネスメールには「目的」がある
「目的」を伝えるために必要な6W+3H
メールを送る前にシナリオをつくる
先まわり力を駆使してメールを書く
一番効果的なタイミングでメールを送る
一度口にした約束を軽く扱わない
間違いをおそれないで送信する
3 ビジュアルを工夫して読ませる。
選ばれるのは読めるメール&読みたいメール
ブロック化・1行空きで本文を美しく整える…
箇条書きで相手の理解度をアップさせる
7つの要素を意識してメールを書く
「なぜ、このメールを送ったのか」を先に書く
文章をできるだけコンパクトにする
4確実に返信を受け取る
めんどくさそうなメールには返信してもらえない
面識がない人へのメールは、”ラブレター”のように書く
まずは自分から相手のファンになる
件名に開封したくなるキーワードを入れる
「逃げ道」を用意して催促メールを送る
期限を1秒でも遅れたら問い合わせる
選択肢を示して返信を誘導する
相手の感情を大切に受け止める
5 相手の心に刺さる言葉を使う。
言葉で相手の心を動かす
使えるフレーズはストックしておく
ネガティブフレーズをポジティブフレーズに変換する
ムダな前置きはカットする
「お手すきのときに」という配慮は必要ない
「させていただきます」を排除する
安易に「思います」を使わない
3つのポイントでケンカ腰の相手をいなす
聞きづらいことをあえて聞く
言葉のレベルを意識する
6メールの処理時間を削減する
4つのアプロー チで処理時間を減らす
すべてのメールに即レスする
処理できないときはメールのチェックをしない
即レスできないメールはいったん受領の連絡をする
部分引用を使って素早く返信する
CCは必要最低限にする
あえてメール以外の連絡手段を使う
単語登録でスピーディーに入力する
テンプレートを120%活用する
キーワードを拾って速読する
おわりに
定時で帰るか、終電で帰るか、答えはその１通で決まる……。言い過ぎかと思うような帯のキャッチコピーですが、実はそれぐらい１つ１つのメールは大切なのです。
著者である平野友朗氏はビジネスマナーに関するメディア掲載が400回を超え、ビジネスメールに関する執筆活動・啓発活動を行ってきました。一般社団法人日本ビジネスメール協会の代表理事を務めている筆者がこれまで関わってきた「メール」について余すことなく伝えています。
本書は「仕事が速い人のメールの発想」、メールを書くコツとして「目的意識」「ビジュアルの工夫」、「返信を確実にうけとる」、「相手の心にささる言葉を使う」、「メールの処理時間の減らし方」について６章構成で紹介されています。
“メールの処理がおいつかない、１通あたりにかける時間を少なくしたい”
本書は残業NGなどになってきている今のご時世だからこそ、メールを速く処理する重要性を見出し、紹介しています。そして驚くべきことに「メールが速い人＝仕事が速い人」とまで述べています。メールを処理するスピードが速いために他の業務にも時間を割くことができて仕事がはかどるといった単純な話ではなく、メールを処理するには、いくつものスキルが必要であり、そのスキルはビジネスにも応用できるものである、ということだそうです。
本文でも「文章力」や「語彙力」がなければ、こちらの意図を正しく相手に伝えることはできません。また、書かれていること（受信メール）を読んで、素早く内容を把握する「読解力」も必要です。返信を書くときはもちろん、上司に報告するときには、「要約力」が求められます。メールで仕事をスピーディーに回していくには「段取り力」が不可欠ですし、メールのやりとりをコミュニケーションの一部と考えれば、相手に対する「気遣い」や「配慮」もほしいところです。〜本書第1章よりと述べています。
たしかに、“メールを処理する”と言っても様々なスキルが必要なことがわかります。では仕事ができる人の発想とはどうなっているのか。ポイントとしては①相手のことを先回りで考えムダなことを排除、②優先順位をつけない、と言います。
① 相手のことを先回りで考えムダなことを排除
メールは「一度関係者で集まって打ち合わせしましょうか？」というような投げかけで終わらずに、自分側の日程なども伝えておくことによって、メールの回数を減らすことができます。さらに条件を整理して伝えることで情報の確認の手間も省けますし、相手も答えやすくなります。
② 優先順位をつけない
メールを処理するときについ後回ししてしまってはいないだろうか。「あれをやってから対応しよう」と考えてしまうことが既に時間のムダとなっている。作業時間を考えれば、問題を把握したときにすぐに取りかかることが効率的だという。
返信が来るのはわかりやすいメール
わかりやすいメールにするためには目的を意識することとビジュアルを工夫することが大切ということもあります。
メールが苦手な人はメールを送る目的を見失ってはいないでしょうか。通知することが目的ではなく、最終ゴールは何なのかを考えてメールを作成する必要でｓｙ。そして“読みたいメール”が相手には選ばれるので、箇条書きや空きスペースも活用する工夫をすることです。こうした工夫によって相手からの返信も来やすくなります。返信が来ない人は心当たりがあるのではないでしょうか。
さらにメールが上手い人は表現をストックしていると述べています。表現のストックとはどういうことか。上手い人のメールを保存しておいて、その中のフレーズを応用するということです。たしかに、メールが苦手な人はその場になってからどういうフレーズを使えばいいかとあれこれ考えてしまいます。これもまた時間のムダ。メールの上手い人は日頃からそういった材料を準備しておくとのことです。。日頃からのこんな意識一つで作業効率が上がるならすぐにでも実践していきたいですね。
本書では例文を交えながらわかりやすく解説してくれています。それでいて「読んでよかった」としっかり納得できる内容。読んだ後はすぐに実践したくなり、うずうずしてしまうこと間違いなし。メールには60年近い歴史があるが、もうそろそろメールに無駄な時間を費やすことをやめて有意義な生産性がある仕事にしてみてはいかがでしょうか。
全目次 – 仕事が速い人はどんなメールを書いているのか
1. 仕事が速い人のメール発想
メールが速い人は仕事も速い?
仕事が速い人の発想1 「主導権」を握る
仕事が速い人の発想2 ムダなことを排除する
仕事が速い人の発想3 優先順位をつけない
仕事が速い人の発想4 相手の思考を先まわりして考える
仕事が速い人が気をつけている5つのポイント
2. 目的を意識しながら書く |
すべてのビジネスメールには「目的」がある
「目的」を伝えるために必要な6W+3H
メールを送る前にシナリオをつくる
先まわり力を駆使してメールを書く
一番効果的なタイミングでメールを送る
一度口にした約束を軽く扱わない
間違いをおそれないで送信する
3 ビジュアルを工夫して読ませる。
選ばれるのは読めるメール&読みたいメール
ブロック化・1行空きで本文を美しく整える…
箇条書きで相手の理解度をアップさせる
7つの要素を意識してメールを書く
「なぜ、このメールを送ったのか」を先に書く
文章をできるだけコンパクトにする
4確実に返信を受け取る
めんどくさそうなメールには返信してもらえない
面識がない人へのメールは、”ラブレター”のように書く
まずは自分から相手のファンになる
件名に開封したくなるキーワードを入れる
「逃げ道」を用意して催促メールを送る
期限を1秒でも遅れたら問い合わせる
選択肢を示して返信を誘導する
相手の感情を大切に受け止める
5 相手の心に刺さる言葉を使う。
言葉で相手の心を動かす
使えるフレーズはストックしておく
ネガティブフレーズをポジティブフレーズに変換する
ムダな前置きはカットする
「お手すきのときに」という配慮は必要ない
「させていただきます」を排除する
安易に「思います」を使わない
3つのポイントでケンカ腰の相手をいなす
聞きづらいことをあえて聞く
言葉のレベルを意識する
6メールの処理時間を削減する
4つのアプロー チで処理時間を減らす
すべてのメールに即レスする
処理できないときはメールのチェックをしない
即レスできないメールはいったん受領の連絡をする
部分引用を使って素早く返信する
CCは必要最低限にする
あえてメール以外の連絡手段を使う
単語登録でスピーディーに入力する
テンプレートを120%活用する
キーワードを拾って速読する
おわりに
